Je kan taken en meldingen in dobby aan elkaar koppelen. Zo verbind je een melding met de interne opvolging die nodig is. Je kan meerdere taken aan één melding koppelen, maar ook meerdere meldingen aan één taak.

Goed om te weten

Een melding en een taak hebben elk een eigen functie:

• Een melding gebruik je om een probleem, vraag of andere gebeurtenis te registreren en op te volgen. Meldingen worden vaak door mede-eigenaars aangemaakt.
• Een taak gebruik je voor de interne opvolging door jou als syndicus of je team. Je kan taken toewijzen aan medewerkers. Mede-eigenaars kunnen geen taken raadplegen, aanmaken, wijzigen of toewijzen.

Belangrijk bij het koppelen:

• Je kan meerdere taken aan één melding koppelen.
• Je kan meerdere meldingen aan één taak koppelen.
• Je kan geen meldingen onderling koppelen. Je kan ook geen taken onderling koppelen.

Een taak aan een melding koppelen

Je kan een bestaande taak aan een melding koppelen of vanuit een melding een nieuwe taak aanmaken.

Een bestaande taak koppelen

1. Ga naar Communicatie > Meldingen.
2. Open de melding.
3. Ga onderaan naar Gekoppelde taken.
4. Klik op koppel een taak.
5. Selecteer de taak of taken die je wil koppelen.

Een nieuwe taak aanmaken

1. Open de melding.
2. Ga onderaan naar Gekoppelde taken.
3. Klik rechts op + Nieuw.
4. Vul de overige informatie van de taak aan.
5. Sla de taak op.

dobby neemt de belangrijkste informatie uit de melding automatisch over, waaronder de gebouwinformatie, contactpersoon en Toegewezen aan.

Bekijk ook Een taak aanmaken en Een taak opvolgen en verder aanvullen voor meer informatie.

Meerdere taken aan één melding koppelen

Je kan meerdere taken aan één melding koppelen. Dat is handig wanneer één melding verschillende acties vereist.

Voorbeeld: een mede-eigenaar meldt een waterlek. Je maakt eerst een taak aan om het lek te herstellen. Daarna zijn er bijkomende herstelwerken nodig, zoals schilderwerken. Je maakt hiervoor een tweede taak aan en koppelt ook die aan dezelfde melding.

Zo blijft de volledige opvolging verbonden aan één melding.

Een melding aan een taak koppelen

Je kan een bestaande melding aan een taak koppelen of vanuit een taak een nieuwe melding aanmaken.

Een bestaande melding koppelen

1. Ga naar Communicatie > Taken.
2. Open de taak.
3. Ga onderaan naar Gekoppelde meldingen.
4. Voeg de melding toe die je aan de taak wil koppelen.
5. Selecteer de melding of meldingen die je wil koppelen.

Een nieuwe melding aanmaken

1. Open de taak.
2. Ga onderaan naar Gekoppelde meldingen.
3. Klik op Nieuwe melding.
4. Controleer de overgenomen gegevens en vul de overige informatie aan.
5. Sla de melding op.

Deze werkwijze is handig wanneer je mede-eigenaars op de hoogte wil brengen van een gebeurtenis of geplande werken. Een taak is namelijk bedoeld voor interne opvolging en is niet zichtbaar voor mede-eigenaars. Een melding kan je wel met mede-eigenaars delen.

Meerdere meldingen aan één taak koppelen

Je kan meerdere meldingen aan één taak koppelen wanneer verschillende problemen dezelfde actie of interventie vereisen.

Voorbeeld: een mede-eigenaar meldt dat het licht in de gang niet werkt. Een andere mede-eigenaar meldt dat ook de verlichting in de garage defect is.

Je kan beide meldingen koppelen aan één taak, bijvoorbeeld Elektriciteit nakijken door elektricien. Zo kan je beide problemen samen laten onderzoeken en oplossen.

Let op: melden verschillende mede-eigenaars hetzelfde probleem? Dan is het efficiënter om één melding te behouden en de andere meldingen af te sluiten. Vermeld in een reactie dat je het probleem verder opvolgt via de andere melding. Zo vermijd je dubbele meldingen in je overzicht.

Volgende stap

Wil je weten hoe je een taak verder opvolgt en aanvult? Bekijk Een taak opvolgen en verder aanvullen.