Aangepaste instellingen beheren

Met Aangepaste instellingen bepaal je welke huisstijl, e-mailadressen, verzendmethode en briefsjablonen je gebruikt voor communicatie vanuit dobby. Je kan onder andere je logo toevoegen en de koptekst, voettekst en ondertekening van je brieven aanpassen.

Je vindt deze instellingen via Instellingen > Structuur > Aangepaste instellingen.

Goed om te weten

  • dobby voorziet altijd een standaardinstelling. Je kan deze niet verwijderen, maar wel aanpassen. Als je geen specifieke instelling aan een Kantoor toewijst, gebruikt dobby automatisch de standaardinstelling. Deze wordt ingevuld op basis van de gegevens van je (hoofd)kantoor.
  • Je wijst aangepaste instellingen altijd toe op Kantoorniveau, niet op Niveau. Wil je voor alle Kantoren dezelfde instellingen gebruiken? Dan volstaat de standaardinstelling. Wil je bijvoorbeeld per Kantoor een andere voettekst, maak dan een aparte instelling per Kantoor.
  • Vanuit bepaalde functionaliteiten in dobby kan je communicatie naar mede-eigenaars versturen, bijvoorbeeld uitnodigingen voor vergaderingen. Bij Verzendmethode bepaal je hoe deze communicatie wordt verstuurd en welk e-mailadres als afzender wordt gebruikt.
  • Wil je e-mails vanuit dobby versturen vanaf je eigen domein? Dan moeten een aantal DNS-records eenmalig aan je domein worden toegevoegd. Bezorg de tabel met records aan je IT-beheerder of hostingprovider. Na het toevoegen kan het tot 72 uur duren voordat alles actief is.
  • E-mailadressen van het dobby-domein zelf kan je niet toevoegen als verzendadres.

Een instelling aanpassen

Je kan de standaardinstelling en je andere aangepaste instellingen per onderdeel wijzigen.

  1. Ga naar Instellingen > Structuur.
  2. Open het tabblad Aangepaste instellingen.
  3. Zoek het onderdeel dat je wilt aanpassen.
  4. Klik bij dat onderdeel op Wijzigen.
  5. Pas de gewenste gegevens aan.
  6. Klik op Opslaan.

Je hoeft dus geen nieuwe aangepaste instelling aan te maken om bijvoorbeeld je briefhoofd of voettekst te wijzigen.

De algemene instellingen beheren

Op het tabblad Algemeen vind je drie onderdelen: Huisstijl, E-mailaccounts en Verzendmethode.

Huisstijl

Onder Huisstijl kan je de Naam van instellingen en het Logo bekijken en aanpassen.

Bij het toevoegen van een logo moet het bestand de indeling .png, .jpg of .jpeg hebben en maximaal 5 MB groot zijn. Een afmeting van maximaal 280 × 110 pixels wordt aanbevolen.

Je kan deze huisstijl daarna aan één of meerdere Kantoren toewijzen.

E-mailaccounts

Onder E-mailaccounts beheer je de e-mailadressen vanwaaruit dobby communicatie kan versturen.

  1. Voeg een e-mailadres toe.
  2. Klik op Controleer DNS-instellingen om te controleren of de DNS-records correct zijn ingesteld.
  3. Klik bij het gewenste e-mailadres op de drie puntjes.
  4. Klik op Instellen als standaardafzender om het standaardadres te bepalen.

Verzendmethode

Bij Verzendmethode bepaal je hoe communicatie vanuit dobby wordt verstuurd.

Je kan kiezen uit:

  • Van dobby
  • Uit e-mail van het hoofdkantoor
  • Van de werk-e-mail van de gebruiker

Briefsjablonen aanpassen

Via het tabblad Brieven sjabloon pas je de opmaak en inhoud van je brieven aan. Zo kan je je briefhoofd, voettekst en ondertekening afstemmen op de huisstijl van je syndicuskantoor.

Je kan de volgende onderdelen aanpassen voor Nederlands, Frans en Engels:

  • Koptekst (1e pagina)
  • Koptekst (vanaf 2e pagina)
  • Voettekst
  • Laatste pagina brief

Vaste tekst en dynamische tags aanpassen

Gearceerde woorden zijn dynamische tags. dobby vult deze automatisch in, bijvoorbeeld Gebouw naam of Gebouw straat.

Niet-gearceerde tekst is vaste tekst. Je kan deze zelf aanpassen.

Je kan ook de opmaak wijzigen, bijvoorbeeld:

  • Vet, cursief of onderlijnd
  • Tekstkleur
  • Opsommingen
  • Tabellen

Wil je een dynamisch veld toevoegen? Klik dan op Voeg aanpassing toe en vul de naam, het type en de waarde in.

Een aangepaste instelling aanmaken

Wil je voor een bepaald Kantoor andere instellingen gebruiken, bijvoorbeeld een eigen voettekst? Maak dan een aparte aangepaste instelling aan.

  1. Ga naar Instellingen > Structuur.
  2. Open het tabblad Aangepaste instellingen.
  3. Klik op Toevoegen.
  4. Geef de instelling een naam.
  5. Voeg eventueel een logo toe. Het bestand moet .png, .jpg of .jpeg zijn, maximaal 5 MB groot. Een afmeting van maximaal 280 × 110 pixels wordt aanbevolen.
  6. Klik op Opslaan.

Na het opslaan kom je op de pagina van de nieuwe aangepaste instelling. Daar vind je de tabbladen Algemeen en Brieven sjabloon. Pas de gewenste onderdelen aan.

Een aangepaste instelling aan een Kantoor koppelen

Heb je de aangepaste instelling aangemaakt en ingesteld? Wijs ze dan toe aan het gewenste Kantoor.

  1. Ga terug naar het overzicht van de bedrijfsstructuur.
  2. Klik op het Kantoor waaraan je de instelling wil toewijzen.
  3. Selecteer de aangepaste instelling die je voor dit Kantoor wil gebruiken.

Vanaf dat moment gebruikt het Kantoor deze instelling.

Heeft je syndicuskantoor meerdere vestigingen? Dan kan je per Kantoor een andere instelling selecteren, bijvoorbeeld om een andere voettekst te gebruiken.

Een onderdeel terugzetten naar de standaard

Wil je een wijziging ongedaan maken? Klik bij het betreffende onderdeel op Standaard herstellen. Alleen de instellingen van dat onderdeel worden teruggezet naar de standaardwaarden.

Volgende stap

 

 

Gerelateerd aan:

communicatie Instellingen
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Verwante artikelen