Na het laatste agendapunt kan je in dobby de notulen opmaken en laten ondertekenen. Controleer de notulen eerst goed, want zodra je de handtekeningen verzamelt, kan je de inhoud niet meer wijzigen.

Goed om te weten

• dobby stelt de notulen op basis van de informatie uit de vergadering, waaronder de aanwezigheidsgegevens, stemresultaten en notities.
• Zowel deelnemers die via dobby deelnemen als fysiek aanwezige deelnemers kunnen digitaal ondertekenen.
• Controleer de notulen voordat je de handtekeningen verzamelt. Zodra de handtekeningronde gestart is, kan je de inhoud niet meer wijzigen.

De notulen opmaken en laten ondertekenen

1. Klik na het laatste agendapunt op Volgende.
2. Klik op Notulen maken.
3. Controleer de notulen. Wil je nog iets aanpassen? Ga dan terug naar het betreffende agendapunt en pas daar de notities aan.
4. Klik op Handtekeningen verzamelen.
5. Deelnemers die via dobby deelnemen, kunnen de notulen digitaal ondertekenen.
6. Laat fysiek aanwezige deelnemers rechtstreeks op je scherm ondertekenen. Klik hiervoor bij de betreffende naam op Verzamel handtekening.
7. Voeg als laatste je eigen handtekening toe zodra de andere handtekeningen binnen zijn.
8. Klik op Vergadering verlaten of ga terug naar het vergaderoverzicht.

Tips voor efficiënt beheer

Neem even de tijd om de notulen te controleren vóór je op Handtekeningen verzamelen klikt. Zo voorkom je dat je na de start van de handtekeningronde nog wijzigingen wil aanbrengen.

Laat fysiek aanwezige deelnemers hun notulen meteen ondertekenen wanneer ze de vergadering verlaten. Zo is je dossier zo snel mogelijk compleet.

Volgende stap

Notulen bekijken, afdrukken en verzenden