Open je vergadering, volg wie toetreedt en wijs de Voorzitter en Secretaris toe.

Goed om te weten

• Zodra je de vergadering opent, krijgen mede-eigenaars en volmachthouders een notificatie dat ze kunnen deelnemen.
• Mede-eigenaars die via dobby toetreden, worden automatisch als Aanwezig geregistreerd.
• Je kan de aanwezigheid ook zelf registreren. Dit is bijvoorbeeld nodig wanneer iemand fysiek aanwezig is zonder via dobby toe te treden.
• Je kan de aanwezigheid op twee manieren laten ondertekenen:
  • Digitaal in dobby: zet de persoon op Aanwezig en laat die persoon rechtstreeks op je scherm tekenen.
  • Op papier: gebruik een vooraf afgedrukte aanwezigheidslijst en laat de aanwezigen daarop tekenen.
• Je kan vanuit het overzicht van je vergaderingen een lege aanwezigheidslijst afdrukken. De getekende aanwezigheidslijst kan je na de vergadering opnieuw afdrukken.
• dobby toont in real time het percentage aanwezige mede-eigenaars en de bijbehorende quotiteiten.
• De statusbalk toont wanneer aan de voorwaarden is voldaan om te starten met stemmen.
• Ook nadat je de vergadering hebt geopend, kunnen deelnemers nog toetreden.
• Verlaat iemand de vergadering voortijdig of is iemand niet stemgerechtigd voor een specifiek agendapunt? Pas dit aan bij het betreffende agendapunt. dobby herberekent de stemkracht voor dat agendapunt automatisch.

Stap-voor-stap instructies

• De vergadering openen

1. Ga naar Technisch > Vergaderingen.
2. Klik op de vergadering.
3. Klik op Vergadering openen.

4. Deelnemers kunnen vanaf nu toetreden via hun dobby-app of portaal.

• Een aanwezigheid registreren

1. Klik op het pijltje bij Wachtend.
2. Kies Aanwezig of Vertegenwoordigd.
3. Kies bij Vertegenwoordigd de juiste volmacht.

4. Komt iemand fysiek binnen zonder via dobby toe te treden? Klik dan op de naam en zet de status op Aanwezig. De persoon kan daarna rechtstreeks op je scherm digitaal tekenen.

• De Voorzitter en Secretaris toewijzen

1. Klik bovenaan op het deelnemersicoon.
2. Klik onderaan bij de deelnemers op Rollen toewijzen.
3. Selecteer de Voorzitter en Secretaris.

Tips voor efficiënt beheer

• Heb je vooraf een fysieke aanwezigheidslijst afgedrukt? Gebruik die tijdens de vergadering om deelnemers die niet via dobby toetreden te registreren en hun handtekening te verzamelen.
  Lees ook: De aanwezigheidslijst voorbereiden en afdrukken

Volgende stap

Agendapunten doorlopen en stemmingen opvolgen