Stel de agenda van je vergadering op met bestaande templates of voeg zelf nieuwe agendapunten toe. Je kan de volgorde aanpassen en de notulen per agendapunt al vooraf voorbereiden.

Goed om te weten

• Voeg documenten zoals offertes of plannen toe aan de vergadering. Je kan ze daarna eenvoudig meesturen met de uitnodiging. Je kan geen documenten aan een specifiek agendapunt toevoegen.
• Zodra je de uitnodigingen verstuurt, kan je geen nieuwe agendapunten meer toevoegen.

Een agendapunt toevoegen

1. Open de vergadering.
2. Klik bij Agendapunten op Agendapunt toevoegen.
3. Kies Van template voor een bestaand agendapunt. Je kan kiezen uit templates die door dobby zijn voorzien of die je zelf beheert via Instellingen > Templates.
   • Selecteer de template en vink de agendapunten aan die je wil toevoegen.
   • Versleep de agendapunten om de volgorde aan te passen.
   • Klik op het potloodje om een agendapunt te bekijken of te bewerken.
4. Kies Nieuw agendapunt voor een specifiek dossier of onderwerp 
   • Vul de titel in.
   • Kies de verdeelsleutel. 
   • Bepaal de vereiste meerderheid.
   • Vul bij Onderwerp een uitgebreide beschrijving in van hetgeen besproken moet worden. 
   • Vul bij Notulen de standaardtekst voor het verslag in.
   • Kies of de notulen al zichtbaar zijn voor mede-eigenaars.
   • Klik op Agendapunt toevoegen.

De notulen vooraf voorbereiden

Je kan de notulen per agendapunt al tijdens de voorbereiding invullen. Zo hoef je tijdens de vergadering alleen nog de nodige informatie aan te vullen.

Gebruik in Notulen dynamische tags om bepaalde informatie automatisch te laten invullen. De tag gebouwnaam vult bijvoorbeeld automatisch de naam van het gebouw in.

Je kan alleen bestaande tags gebruiken. Nieuwe tags aanmaken kan niet. De beschikbare tags vind je bovenaan het tekstveld bij Voeg tag toe.

De notulen zijn standaard niet zichtbaar voor mede-eigenaars. Wil je ze wel zichtbaar maken? Vink dan Notulen zichtbaar voor mede-eigenaars aan.

Agendapunten aanpassen

Je kan de volgorde van je agendapunten op elk moment aanpassen door ze te verslepen.

Open een agendapunt om het te bewerken of te verwijderen.

Gebruik templates voor terugkerende punten, zoals de goedkeuring van de rekeningen of de verlenging van je mandaat als syndicus. Je kan de templates beheren via Instellingen > Templates. Voor terugkerende vergaderingen kan je bijvoorbeeld templates in het Nederlands, Frans en Engels voorbereiden.

Lees ook: Agendapunten als template opstellen en aanpassen.