In Technisch > Vergaderingen vind je een overzicht van al je komende en afgelopen vergaderingen. Vanuit dit overzicht kan je vergaderingen zoeken, filteren, hun status bekijken en verschillende acties uitvoeren.
Je vergaderingen bekijken
- Ga naar Technisch > Vergaderingen.
- Je ziet een chronologisch overzicht van je komende en afgelopen vergaderingen.
- Klik op Meer laden om verder terug of vooruit te gaan in de tijd.
- Gebruik de zoekbalk om een vergadering op naam te zoeken.
- Gebruik de filters om te filteren op gebouw of organisator.
Per vergadering zie je:
- naam van de vergadering
- type
- gebouw
- datum
- locatie
- tijdstip
- status
Klik op een vergadering om de volledige vergadering te openen. Je vindt er onder andere de algemene gegevens, deelnemers, agendapunten en stemmingen.
Het juiste type vergadering controleren
Het type vergadering is belangrijk voor de correcte registratie van je vergadering. dobby gebruikt het gekozen type om het aanwezigheidsquorum en de geldigheid van de vergadering te bepalen. Het type heeft ook invloed op de manier waarop dobby de stemming en goedkeuring van agendapunten verwerkt.
Controleer daarom bij het openen of bewerken van een vergadering of het juiste type is geselecteerd.
De status van je vergaderingen opvolgen
De status toont waar je staat in de voorbereiding en opvolging van je vergadering. We kennen 4 statussen in dobby:
1. Nog geen uitnodigingen verzonden
De vergadering is aangemaakt, maar de uitnodigingen zijn nog niet verzonden.
2. Uitnodigingen verzonden
De uitnodigingen zijn verzonden. Via het icoon naast de status kan je naar de bijbehorende batch gaan. Daar controleer je de verzending en druk je uitnodigingen voor mede-eigenaars met een brief als voorkeurskanaal af.
3. Bevestiging van aanwezigheid
Je ziet hoeveel mede-eigenaars hun aanwezigheid hebben bevestigd en of het aanwezigheidsquorum behaald zal worden.
4. Notulen verzonden
De notulen zijn verzonden. Via het icoon naast de status kan je naar de bijbehorende batch gaan.
Acties bij een vergadering
Klik op de drie puntjes naast een vergadering om een actie te kiezen:
- Aanwezigheid > de aanwezigheidslijst afdrukken
- Notulen > notulen verzenden of afdrukken
- Bewerken > de gegevens van de vergadering aanpassen
- Dupliceren > een kopie van de vergadering maken
- Verwijderen > de vergadering verwijderen
Gerelateerd aan: