Verstuur vanuit je vergadering de officiële uitnodiging naar de mede-eigenaars. dobby vult de gegevens van de vergadering automatisch in en verstuurt de uitnodiging volgens het voorkeurskanaal van elke mede-eigenaar.
Goed om te weten
- De uitnodiging bevat automatisch de gegevens van je vergadering, zoals de datum, locatie, gebouw en agendapunten.
- Je kan documenten als bijlage meesturen. Dit kunnen eigen documenten zijn die je eerder aan de vergadering hebt toegevoegd.
- Elke mede-eigenaar ontvangt de uitnodiging volgens het ingestelde voorkeurskanaal: e-mail, brief of aangetekende brief.
- Ontbreekt het adres van een mede-eigenaar? Dan krijg je hiervan een melding voordat je de uitnodigingen verstuurt.
- Voor mede-eigenaars die dobby gebruiken, wordt de uitnodiging ook in dobby beschikbaar. Ze ontvangen een notificatie en vinden de vergadering terug bij Komende vergaderingen. Zo kunnen ze hun aanwezigheid bevestigen en later de notulen digitaal ondertekenen.
Uitnodigingen versturen
- Open de vergadering.
- Klik op Uitnodigingen verzenden.
- Controleer de ontvangers via Ontvangers weergeven. Per ontvanger zie je of de uitnodiging per e-mail of brief wordt verstuurd. Ontbreekt het adres van een mede-eigenaar, dan wordt dit hier in het rood weergegeven. Klik op de drie puntjes naast de ontvanger om de ontvanger te wijzigen of te verwijderen.
- Klik op Volgende.
- Selecteer de documenten die je als bijlage wil meesturen of voeg bijlagen toe.
- Controleer het onderwerp en de uitnodiging.
- Klik op Verzenden en printen.
Uitnodigingen via e-mail worden meteen verstuurd. Voor mede-eigenaars die een brief ontvangen, wordt een printklaar document aangemaakt. Je vindt dit document terug in Batches.
Uitnodigingen printen
Klik op het envelopje naast de deelnemers om naar de betreffende batch te gaan. Daar zie je welke uitnodigingen per e-mail zijn verstuurd en welke nog als brief moeten worden afgedrukt.
Wil je alle brieven uit een batch tegelijk afdrukken? Klik bij Klaar om te printen op Afdrukken. De documenten worden opgeslagen in je downloads.
[Documenten afdrukken vanuit een batch]
Volgende stap
[Aanwezigheid opvolgen en volmachten toewijzen]
Gerelateerd aan: