Een vergadering aanmaken doe je vanuit Technisch > Vergaderingen. Je stelt hier onder andere het gebouw, het type, de datum, de taal en de verdeelsleutel in.

Goed om te weten

• Check je data vooraf: Controleer vóór het aanmaken of de kavels, verdeelsleutels en mede-eigenaars van het gebouw correct in dobby staan. Dit beheer je onder Gebouwen.
• Kies het juiste type: Het type vergadering is erg belangrijk. dobby gebruikt dit om het aanwezigheidsquorum en de geldigheid van de vergadering correct te berekenen. Je kiest uit Algemene vergadering of Hernieuwde algemene vergadering.
• De hoofdverdeelsleutel: De verdeelsleutel die je bij het aanmaken selecteert, is de basis voor de hele vergadering. dobby gebruikt deze om de uitnodigingen te verzenden én om standaard het aantal stemmen bij de agendapunten te berekenen. Wijkt een specifiek stempunt af? Dan pas je de verdeelsleutel eenvoudig aan bij dat agendapunt.
• Hybride vergaderingen: Voeg eenvoudig een online vergaderlink toe (zoals Microsoft Teams of Google Meet). Digitale deelnemers volgen de vergadering via de link, maar treden daarnaast live toe in dobby. Zo registreren ze hun aanwezigheid, stemmen ze mee en ondertekenen ze de notulen.

Een vergadering aanmaken

1. Ga naar Technisch > Vergaderingen.
2. Klik rechtsboven op Nieuwe vergadering.
3. Geef de vergadering een titel, bijvoorbeeld Jaarlijkse AV. 
4. Kies het type: Algemene vergadering of Hernieuwde algemene vergadering.
5. Selecteer het gebouw.
6. Vul de locatie in waar de vergadering zal doorgaan.
7. Voeg indien nodig een online vergaderlink toe bij Vergadering link.
8. Kies de datum en het tijdstip.
9. Selecteer de taal of talen van de vergadering.
10. Selecteer de juiste verdeelsleutel.
11. Selecteer de organisator binnen je kantoor. Standaard staat de beheerder ingesteld, maar je past dit eenvoudig aan naar de medewerker die de vergadering leidt.
12. Bepaal wanneer de vergadering automatisch opent voor mede-eigenaars: 15, 30 of 60 minuten vooraf.
13. Bepaal wanneer de automatische herinnering wordt verstuurd (1, 3 of 5 dagen vooraf). Dit is een notificatie in dobby, geen e-mail.
14. Klik op Opslaan.

Je vergadering is aangemaakt. 

Volgende stap: De agenda opstellen en beheren. 

Een gelijkaardige vergadering opnieuw gebruiken

Moet je een tweede algemene vergadering organiseren? Als de agendapunten (grotendeels) hetzelfde blijven, kan je de eerste vergadering dupliceren. Pas daarna de gegevens aan die verschillen, zoals het type, de datum en het tijdstip. Controleer ook de agendapunten en verwijder of pas vooraf ingevulde notulen aan, zodat je geen informatie uit de vorige vergadering overneemt.

1. Ga naar Technisch > Vergaderingen.
2. Zoek de vergadering die je opnieuw wil gebruiken.
3. Klik op de drie puntjes rechtsboven in het vak van de vergadering. 
4. Klik op Dupliceren.