Een werkorder maak je vanuit een taak wanneer je een leverancier opdracht wil geven om de taak uit te voeren. dobby neemt de beschikbare informatie uit de taak en leverancier over. Voor je het werkorder verstuurt, kan je de ontvangers en het bericht nog controleren en eenmalig aanpassen.
Een werkorder aanmaken
- Ga naar Communicatie > Taken.
- Open de taak waarvoor je een werkorder wil maken.
- Ga naar Leveranciersinformatie.
- Selecteer de leverancier die de taak moet uitvoeren.
- Voeg eventueel een referentie toe.
- Kies bij Facturatie hoe de taak gefactureerd moet worden:
- Geen facturatiegegevens
- Aan gebouw
- Aan huurder
- Aan eigenaar
- Klik op Werkorder aanmaken.
De ontvangers controleren
Na het aanmaken van het werkorder kom je op het scherm met de ontvangers. Het gebouw en de leverancier zijn automatisch ingevuld.
Wil je controleren naar wie het werkorder wordt verstuurd? Vink dan Ontvangers weergeven aan.
Je ziet per ontvanger:
- Ontvanger
- Verzendwijze
- Adres
- Voorkeurstaal
De ontvangers aanpassen
Je kan indien nodig ontvangers aan- of uitvinken.
Ook de gegevens voor deze verzending kan je aanpassen. Je kan onder andere de Verzendwijze, Voorkeurstaal, het e-mailadres of het fysieke adres wijzigen.
Bij Verzendwijze kan je kiezen uit E-mail, Brief of Aangetekende brief.
Zijn de gegevens niet volledig? Dan verschijnt een rood icoon dat aangeeft dat je extra informatie moet toevoegen. Klik op de drie puntjes links van de ontvanger en kies Bewerken.
Klik na een wijziging op Opslaan.
De aangepaste gegevens gelden alleen voor deze verzending. De algemene gegevens van de leverancier in dobby worden niet overschreven.
Het werkorder controleren
Klik op Volgende om het bericht te bekijken.
dobby genereert automatisch een brief of e-mail op basis van de informatie die je hebt ingevuld. Controleer het bericht voor je het verstuurt.
Je kan nog een specifieke bijlage toevoegen:
- Klik op Kies bestand om een bestand toe te voegen.
- Vink onder Documenten bijvoegen eventueel Taakbijlagen aan.
Taakbijlagen zijn de documenten die eerder aan de taak werden toegevoegd.
Het werkorder verzenden of printen
Is alles correct? Klik dan op Verzenden en printen. Het werkorder wordt verstuurd volgens de eerder gekozen Verzendwijze en Voorkeurstaal.
- E-mail: het werkorder wordt automatisch per e-mail verstuurd. Je kan het werkorder ook terugvinden onder Batches.
- Brief: ga naar Batches om het werkorder effectief te printen.
Goed om te weten
De wijzigingen die je bij de ontvangers aanbrengt, gelden alleen voor de huidige verzending. De oorspronkelijke gegevens van de leverancier in dobby blijven ongewijzigd.
Gerelateerd aan: