Een melding behandelen

Een melding behandelen doe je vanuit de melding zelf. Je kan er onder andere de status, reacties, zichtbaarheid en toewijzing aanpassen.

De status van een melding wijzigen

De status van een melding is zichtbaar voor mede-eigenaars. Zo weten zij wat de huidige stand van zaken is.

1. Open de melding.
2. Wijzig bovenaan de status:
   • In afwachting – De melding is nieuw en nog niet ontvankelijk verklaard. De melding is alleen zichtbaar voor de syndicus, medewerkers en de contactpersoon.
   • Goedgekeurd – De melding is ontvankelijk verklaard. Vanaf deze status is de melding zichtbaar voor mede-eigenaars volgens de ingestelde zichtbaarheid.
   • Op te lossen – Je gaat met de melding aan de slag. De melding staat actief op de actielijst van je kantoor.
   • Afgewezen – De melding is niet ontvankelijk. Voeg een reactie toe om toe te lichten waarom je de melding afwijst.
   • Opgelost – De melding is afgehandeld.

Een melding bewerken

Je kan een melding op elk moment bewerken. Wijzigingen worden bijgehouden in de Historiek.

1. Open de melding.
2. Klik op Bewerken.
3. Wijzig de titel, het gebouw, de kavel of de beschrijving. Voeg eventueel een bijlage toe.
4. Klik op Opslaan.

Een reactie opvolgen of toevoegen

1. Ga naar Reacties. 
2. Bekijk de reacties op de melding of voeg zelf een reactie toe. 
3. Voeg eventueel een bijlage toe. 
4. Kies of de reactie Privé is. 
5. Klik op Opslaan. 
6. Klik op de drie puntjes rechts van een reactie om de reactie te wijzigen of te verwijderen.

Een Privé-reactie is alleen zichtbaar voor de syndicus en medewerkers met toegang.

De historiek bekijken

Onderaan de melding vind je de Historiek. Daar kan je alle wijzigingen aan de melding opvolgen. Het is niet mogelijk om de historiek aan te passen.

De zichtbaarheid van een melding instellen

Je bepaalt zelf wie een melding kan zien en wie erop kan reageren.

Je kan een melding:

• Privé maken. De melding is alleen zichtbaar voor de syndicus en medewerkers met toegang.
• Instellen op Iedereen. De melding is zichtbaar voor alle mede-eigenaars van het gebouw.
• Instellen op Alleen de contactpersoon. De melding is alleen zichtbaar voor de contactpersoon.

Je kan dezelfde zichtbaarheid instellen voor reacties op een melding.

De zichtbaarheid kan je ook later nog aanpassen.

De melding toewijzen

1. Stel bij Toegewezen aan in welke medewerker de melding behandelt.
2. De toegewezen medewerker ontvangt hiervoor een notificatie.
3. Nieuwe binnenkomende meldingen worden automatisch toegewezen aan de beheerder van het gebouw.
4. Wijzig indien nodig de contactpersoon.

De contactpersoon is standaard de persoon die de melding doet. Dat kan bijvoorbeeld een mede-eigenaar, huurder of leverancier zijn. Je kan de contactpersoon aanpassen wanneer iemand anders bij de melding betrokken is, bijvoorbeeld een huurder of conciërge.

De contactpersoon staat los van Toegewezen aan. Bij Toegewezen aan geef je aan welke medewerker de melding behandelt.

Een taak aan een melding koppelen

Je kan een bestaande taak koppelen of rechtstreeks vanuit de melding een nieuwe taak aanmaken. Als je de taak rechtstreeks vanuit de melding aanmaakt, neemt dobby de belangrijkste informatie automatisch over. Zo hoef je dezelfde gegevens niet opnieuw in te voeren.

Lees ook Taken en meldingen koppelen.